0174 - 38 68 01
Gildestraat 215, 2671 BW Naaldwijk
Opleidingen in professioneel
en persoonlijk leiderschap

Word de beste leidinggevende van het bedrijf.

Contact maken in e-mails

23 maart 2020

Voor veel van ons is dit de tweede week werken vanuit huis (en de kinderen lesgeven, en proberen boodschappen te doen, en wél voor oma zorgen – maar haar niet aanraken, en…).

En waar het vorige week vooral heel chaotisch was en de algemene hectiek het toestond dat dingen niet zo vlekkeloos liepen als normaal, begint nu zo langzamerhand de gewenning een beetje in te dalen.

Wij merken het ook om ons heen: men begint weer ‘service als vanouds’ te verwachten.

Terwijl we ook nog steeds allemaal in een hoekje van de keukentafel zitten gefrommeld en wanhopige pogingen doen om de fenomenen ‘knutselende kinderen’ en ‘belangrijke aantekeningen’ bij elkaar uit de buurt te houden.

Het was voor iedereen even crisis, maar het wordt vanaf nu toch wel weer van jou als leidinggevende verwacht dat je in ieder geval jouw communicatie op orde hebt.

In onzekere tijden kijken jouw mensen naar jou voor de koers.

En het maakt hen niet uit of je nou goed uitgerust op kantoor zit, of op je sloffen en met de kat op schoot op de bank.

Eén van de dingen waar je waarschijnlijk al tegenaan bent gelopen, is het gegeven dat communiceren nog helemaal niet zo makkelijk is als je niet bij elkaar in de buurt bent.

Daarom hebben we besloten je te helpen met een vijfdelige serie met makkelijke en handige tips over hoe je dat nou eigenlijk doet: leidinggeven vanuit huis ?

We beginnen vandaag met ‘contact maken via emails’.

Contact maken
Normaal gesproken begin je elk gesprek met het maken van contact en dat doen we vaak zonder woorden.

Dat klinkt misschien wat vaag, maar ga maar eens na: je weet vaak op het moment dat je iemand ziet al wat hij of zij komt doen. Net zoals je in no time in de gaten hebt of iemand gewoon een praatje komt maken, of dat hij ‘iets van je moet’.

Als jij een gesprek met een ander wil beginnen, dan verstuur je zonder woorden de boodschap ‘ik wil met jou praten’. Dit kan ook prima op anderhalve meter afstand, maar via de email wordt dat toch wat ingewikkeld.

Je zal dat op een andere manier duidelijk moeten maken. Dit doe je bijvoorbeeld door te openen met ‘Schijnt bij jullie de zon ook zo lekker?’ of door in te spelen op informatie die je van ze hebt: ‘Vinden jij en <naam partner> elkaar nog aardig, nu jullie ineens de hele dag tegenover elkaar zitten?’

Contact houden
Ook tijdens de rest van het ‘gesprek’ blijf je die boodschap uitzenden.

Wanneer mensen bij elkaar in de buurt zijn, nemen ze vaak elkaars houding, gebaren en gezichtsuitdrukking aan – maar ook dat lukt je niet op het moment dat je elkaar niet kunt zien.

In e-mails is het daarom belangrijk om zo veel mogelijk de woorden te herhalen die de ander ook gebruikt.

Wanneer iemand bijvoorbeeld de mail opent met ‘Hoi Jan, …’ dan begin jij in jouw reactie ook met ‘Hoi …’ En als er helemaal geen aanhef boven staat, dan zet jij die er ook niet boven.

Op zo’n zelfde manier herhaal je de stijl van de teksten van de ander. Zijn het lange zinnen met veel interpunctie, dan maak jij ook langere zinnen met een paar komma’s op de goede plaatsen. En als het korte zinnen zijn, dan zorg jij dat jouw zinnen ook kort en to the point zijn.

Ook als iemand bepaalde woorden gebruikt, dan neem jij die woorden over in plaats van dat je hetzelfde zegt met een andere omschrijving. Noemt iemand iets bijvoorbeeld een ‘meeting’ dan gebruik jij datzelfde woord – zelfs als je zelf vindt dat ‘call’ beter past ?

Zo zorg je ervoor dat je e-mailcontact net zo plezierig en soepel is als het zou zijn geweest als je gewoon even bij elkaar langs kon lopen.

Een fijne avond en we spreken je morgen voor de volgende tip!

<< volgende
alle artikelen
vorige >>

Abonneer je op onze wekelijkse tips voor leidinggevenden. 

“Dank voor de wederom heerlijke e-mail.”

“Ik geniet van elke mail die ik van jullie krijg.”

Wij werken samen met onder meer:

Op deze website worden er cookies gebruikt voor het analyseren en verbeteren van het gebruik van de website. Accepteer Cookies